Hvordan bogfører man et bilag, der er betalt med et privat kort?

Et firmakøb, du har betalt med dit private kort, er et udlæg. Udgiften og momsen bogføres helt normalt på virksomheden, men modposten er ikke banken. Den er en gæld til dig. I et selskab hedder den mellemregning med hovedanpartshaveren, i en enkeltmandsvirksomhed er den en del af egenkapitalen. Når virksomheden betaler dig tilbage, udlignes gælden mod erhvervskontoen.

Hvornår er der tale om et udlæg?

Der er tale om et udlæg, når udgiften hører til virksomheden, men pengene er kommet fra din private lomme. Betalingsmidlet ændrer ikke på, at udgiften er virksomhedens. Det ændrer kun på, hvem virksomheden skylder pengene.

Tre ting skal være opfyldt, før du kan bogføre købet som et udlæg:

• Udgiften er erhvervsmæssig, altså afholdt for at erhverve, sikre og vedligeholde virksomhedens indkomst.
• Du har et bilag, der dokumenterer købet.
• Virksomheden skylder dig beløbet, indtil det bliver betalt tilbage.

To situationer ligner et udlæg, men er det ikke. Et rent privat køb hører slet ikke hjemme i regnskabet. Og har du brugt virksomhedens kort på et privat køb, er det den modsatte bevægelse: en privat hævning i en enkeltmandsvirksomhed, eller et kapitalejerlån i et selskab.

Hvad bilaget skal indeholde

Momsfradraget står og falder med bilaget. Et gyldigt købsbilag skal som minimum vise dato, sælgerens navn og CVR-nummer, hvad der er købt, beløbet og momsen.

• Under 3.000 kr. inkl. moms er en forenklet faktura nok, og køberens navn behøver ikke stå på bilaget. En almindelig kassebon kan altså sagtens bruges.
• Over 3.000 kr. inkl. moms bør virksomhedens navn og adresse fremgå. Står der kun dit eget navn, kan momsfradraget blive udfordret ved en kontrol, så bed leverandøren om en faktura til virksomheden.
• Bilaget skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører. En digital kopi er nok, når den er læsbar og ikke kan ændres.

Sådan bogfører du udlægget i et selskab (ApS eller A/S)

I et selskab er du og virksomheden to forskellige juridiske personer. Når du lægger ud, låner du reelt penge til selskabet, og det bliver til gæld i selskabets balance. Kontoen hedder typisk mellemregning med hovedanpartshaveren.

Læg mærke til, at mellemregningen er gæld og ikke egenkapital. Årsregnskabsloven vil have gæld til virksomhedsdeltagere og ledelse som en selvstændig post i balancen, netop for at den slags mellemværender er synlige.

Sådan bogfører du udlægget i en enkeltmandsvirksomhed

I en enkeltmandsvirksomhed er der ingen juridisk adskillelse mellem dig og virksomheden. Virksomheden kan derfor ikke skylde dig penge på samme måde. Dit udlæg er i stedet et indskud, der forøger egenkapitalen.

Momsen behandles præcis som i et selskab. Forskellen ligger kun i modposten. Tager du senere pengene ud igen, er det en privat hævning, ikke en tilbagebetaling af gæld.

Eksempel med tal

Du køber et par hovedtelefoner til brug i virksomheden for 999,00 kr. inkl. moms hos en dansk leverandør og betaler med dit private kreditkort. Momsen findes ved at dividere med 1,25: 999,00 / 1,25 = 799,20 kr. ekskl. moms, og momsen er dermed 199,80 kr.

Beløbet ligger langt under grænsen for straksafskrivning, og hele udgiften kommer derfor med i resultatet allerede i købsåret i stedet for at blive afskrevet over flere år. Grænsen reguleres hvert år og var 35.300 kr. i 2025. For momsregistrerede virksomheder måles den på beløbet ekskl. moms, så tjek årets sats hos Skattestyrelsen, hvis du er tæt på.

Sådan gør du i alffio

alffio holder styr på udgiften, momsen og bilaget, og på hvad virksomheden skylder dig. Fremgangsmåden er den samme, uanset om du har betalt med et privat kort, MobilePay eller kontanter.

1. Gå til Konti og opret en konto til dine udlæg. Kald den fx "Mellemregning hovedanpartshaver (udlæg)" og vælg typen Andet. Den skal kun oprettes én gang.
2. Gå til Udgifter og vælg Nyt købsbilag. Udfyld dato, leverandør og en kort beskrivelse af hvad du har købt.
3. Vælg under "Hvad dækker købet?", hvilken type køb der er tale om. Det er dette valg, der afgør momsbehandlingen, ikke kategorien.
4. Indtast beløbet inkl. moms. alffio beregner momsen og nettobeløbet automatisk.
5. Vedhæft kvitteringen til bilaget. Det er selve dokumentationen, og den skal gemmes i 5 år.
6. Gem bilaget, og vælg derefter Tilføj betaling. Vælg udlægskontoen i stedet for banken, så bilaget ikke står som ubetalt.
7. Når virksomheden betaler dig tilbage, går du til Konti og saldi, åbner erhvervskontoen og vælger Overfør med udlægskontoen som målkonto. Så går udlægskontoen i nul, og pengene er trukket fra banken. Saldoen på udlægskontoen viser hele tiden, hvad virksomheden skylder dig.

Fem fælder, der koster fradrag

• Sæt ikke bilaget som privat. "Privat" betyder, at udgiften ikke er virksomhedens, og så ryger både fradraget og momsen. Et udlæg er virksomhedens udgift, bare betalt af en anden lomme.
• Bland ikke private køb ind på udlægskontoen. Så holder saldoen op med at være et retvisende udtryk for, hvad virksomheden skylder dig.
• Husk at momsfradraget følger den erhvervsmæssige brug, ikke betalingen. At virksomheden har betalt, gør ikke i sig selv et køb fradragsberettiget.
• Ved delvis privat brug skal du vælge Privat og erhverv under Momsfradrag og sætte den erhvervsmæssige andel, i stedet for at fradrage hele momsen.
• Lad ikke mellemregningen ligge urørt år efter år. Saldoen skal kunne dokumenteres bilag for bilag.

Ordforklaring